【技術ブログ】データのダウンロード /どこで出来る？データをダウンロードする方法をご案内！Column

2024.03.06

お客様からも「顧客リストのバックアップを取りたい」「売上データを加工したい」など、お問い合わせをいただく機会の多いテーマです。

Salesforceには２種類のダウンロード方法があります。「レポート」機能を使用してする方法と「データローダ」というアプリを使用する方法です。今回は前者の「レポート」機能をご案内します。まずは必要なデータを「レポート」として作成する方法から。

ステップ１：新規レポートを作成

レポートタブを開き、「新規レポート」ボタンを押します。

続いてレポートタイプを選択します。「レポートタイプ・・・？！」これはどのデータベース（オブジェクト）にある情報を出したいかを問われています。

顧客リストを作成したい場合は「取引先責任者と取引先」のレポートタイプを、売上データを作成したい場合は「商談」を選択し、「レポートを開始」ボタンを押します。

ステップ２：検索条件の設定

次の画面で最初にクリックするのは、左側の「検索条件」タブです。検索条件の隣にある①は、現在１つの条件で絞り込まれているという意味です。ここでは「完了予定日」が当会計四半期の条件に合うデータが絞り込まれています。

それぞれの項目をクリックすると、「すべての商談」なのか「私のチームの商談」なのか、完了予定日は「常時」か「一定期間」内か、商談状況は「すべて」か「商談成立」のみか、など条件を設定することができます。表示されていない条件を追加する場合は「検索条件を追加」から任意の条件を加えて検索してください。

ステップ３：表示する項目の設定

続いて「アウトライン」タブで、どのデータを表示させるかを決めます。レポートタイプごとにはじめから表示されている項目もありますが、抽出したいデータ表示項目のみに追加・削除して調整します。このとき、画面右上の「自動的にプレビューを更新」をオンにすると実際のデータが表示されます。(動きは若干遅くなります)

画面下部で表示したい内容をオン／オフで選択し、「保存＆実行」を押します。

適宜レポート名をつけて保存。レポートが完成しました！あと一息！

右側のプルダウンから「エクスポート（ダウンロード）」を選択します。

フォーマット済みレポートを選択すると、画面で集計した状態でエクスポートされ、詳細のみを選択すると、Excelで加工することを前提とした詳細行のみがエクスポートされます。（顧客リストをエクスポートする時は”詳細のみ”がお勧め）

必要に応じてファイル形式や、文字コードを選択してエクスポートしたら完了です！！お付き合いいただきありがとうございました。

Salesforceで蓄積した大切なデータを最大限に活用したいですね。